TNO plukt vruchten van eigen team Commissioning

Rapportages en checklists incompleet

‘In de praktijk kwam het voor dat bij de oplevering van bijvoorbeeld een laboratorium de aannemer en installateur zeiden dat het gebouw veilig in gebruik kon worden genomen. De onderdruk in de ruimte was in orde, de zuurkasten werkten goed en er konden geen gevaarlijke stoffen vrijkomen. De rapportages en checklists die waren ingevuld, bleken achteraf echter niet compleet te zijn. Dat is een serieuze zaak, want als er tijdens processen in installaties gebreken optreden, kan dat gevaar voor de medewerkers opleveren. In het verleden zagen we regelmatig dat installaties anders functioneerden dan in het programma van eisen was beschreven. Functionaliteit en prestaties bleven achter.’

Team Commissioning

Daarom werd bij TNO in 2024 twee nieuwe functies in het team Beheer en Onderhoud, onderdeel van Corporate Real Estate and Facilities, in het leven geroepen om projecten zo vlekkeloos mogelijk op te kunnen leveren. Chris van Hussen, die eerst binnen de Nederlandse organisatie voor Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek werkzaam was in een andere functie, werd coördinator van de nieuwe afdeling. Chris: ‘Ons eerste project was de bouw van ons nieuwe laboratorium hier in Leiden. Omdat we daar met commissioning pas halverwege de bouw zijn aangehaakt, konden we niet meer met de ontwerpfase meekijken. Toch zijn we blij dat we nog in die uitvoeringsfase aanwezig konden zijn, omdat we er op die manier heel veel punten konden uithalen.’ 

Lessons Learned

‘Ook de lessons learned zullen meer naar de voorkant van een project moeten worden gebracht. Doordat dit door de coördinator commissioning gebeurt, kan de technisch coördinator van een locatie zich blijven focussen op de bestaande bedrijfsvoering. In het verleden zag je dat men hieraan geen prioriteit kon geven. Zo blijven we werken aan de kwaliteit en voeren verbeteringen in de toekomst direct door.’

Commissioningspecialist inhuren

‘Tijdens de hele uitvoeringsfase hebben we het proces laten controleren’, vult Tom aan. ‘Als TNO controleerden we daarbij niet zelf, maar we huurden daarvoor een onafhankelijke commissioningspecialist in: Roy van der Mark van LATAL BV heeft dit voor ons uitgevoerd. Hij deed niet alleen de visuele controlerondes, maar keek ook of alle procedures in acht werden genomen en woonde de SAT- en ISAT-testen bij en schreef zelf de scripts voor de ISAT. Daar zijn heel wat verbeterpunten uitgekomen, waarvoor aanpassingen in de installaties moesten worden doorgevoerd. Daarmee heeft hij heleboel storingen kunnen voorkomen. En belangrijker nog: er zijn hierdoor geen of zo min mogelijk onnodige procesonderbrekingen geweest in de bedrijfsvoering van TNO.’

Onderhoud

‘En niet alleen storingen, maar ook of er goed onderhoud kan worden uitgevoerd. Kunnen we overal bij? Zitten alle componenten op de juiste plek?’, legt Chris uit. ‘Een goed voorbeeld is een toegangsluik voor de autoclaaf dat niet van te voren was bedacht. Daar is toen meteen nog een luik voor gemaakt. Dat is slechts één van de vele punten die er dankzij commissioning uitgekomen is.’

Overdruk

‘Maar er zijn veel meer voorbeelden’, vervolgt Chris zijn verhaal. ‘Stel je voor dat er een overdruk ontstaat in een lab vol chemicaliën. Je moet er toch niet aan denken dat allerlei stoffen naar buiten kunnen treden en de lucht vergiftigen! Daarom zijn er in onze laboratoria noodstops aan de wand gemonteerd waarmee in geval van calamiteiten de gastoevoer wordt afgesloten en de apparatuur afgeschakeld. Bij het testen van één van die noodstops bleek dat de onderdruk, die ervoor zorgt dat gassen en/of andere stoffen niet naar de aangrenzende ruimten kunnen stromen, in het lab was weggevallen. Dat had een onveilige situatie voor onze medewerkers kunnen opleveren, maar dankzij commissioning hebben we dit voor ingebruikname van het lab kunnen aanpassen.’

Noordstroomtest en test draagconstructie

‘Eén van de meest kritische tests binnen TNO is de noodstroomtest. Tijdens deze zeer uitgebreide test wordt gecontroleerd of de installaties probleemloos overschakelen op noodstroom bij stroomuitval door de volledige infrastructuur onder spanning te zetten en te controleren op eventueel zwakke schakels. Een andere uitvoerige test was van de draagkracht van de draagconstructies van de unieke monsters -80 vriezer. Tijdens de test bleek de draagkracht te zwak en bezweek. Gelukkig heeft de commissioning dit van te voren getest, anders waren alle monsters niet meer bruikbaar. Hierdoor hebben wij niet alleen financiële schade kunnen voorkomen, maar vooral ook reputatieschade.’

Kers op de taart

Tom: ‘We hechten binnen TNO zoveel waarde aan commissioning, dat we er zelf functies voor hebben gecreëerd. Wanneer je tijdens de initiatiefase aanwezig bent, kun je direct zorgen voor een stuk bewustwording, maar wanneer je pas in de uitvoeringsfase instroomt, is dat lastiger. Zo’n projectteam is dan al twee jaar bezig en dan vertel jij als commissioner even dat het zo niet gaat functioneren. Roy heeft dat echter heel goed opgepakt, alle credits voor hem. Hij heeft het projectteam betrokken bij de ISAT-fase en verteld hoe installaties functioneren. Dat zorgde voor inzicht waardoor het traject niet als vervelend werd ervaren.  Er werd een kwalitatief goed project opgeleverd. Je mag trots zijn wanneer je door al die testen heen bent gekomen en dan is zo’n commissioningsdossier voor iedereen de kers op de taart.’ 

Draagvlak creëren

Het is Chris’ taak om daar steeds meer mensen van onze afdeling vastgoed en stakeholders enthousiast voor te maken. ‘Ik schuif regelmatig aan bij besprekingen in de initiatiefase om de uitgangspunten te bepalen en aan te geven waar risico’s van de installaties liggen en wat die risico’s precies zijn. Op dit moment hebben we een tiental projecten onder commissioning. Het wordt nog weleens gezien als een vertragingsfactor, maar dat is het beslist niet. Het voorkomt juist dat je de komende 10 jaar tegen fouten en faalkosten aanloopt. Je bespaart er dus niet alleen veel geld mee, maar voorkomt ook onnodige onderbrekingen van het bedrijfsproces, je vermindert risico’s en vergroot daarmee de veiligheid voor de medewerkers. Het geeft het vertrouwen dat je goed werk aflevert. En hoe vroeger in het proces je kunt instappen, des te beter het is.’ 

Leerproces

‘Chris’ functie als coördinator Commissioning is een nieuwe functie. Het staat nog in de kinderschoenen. Het is één groot leerproces, maar we leggen de lat heel hoog. Chris heeft de opleiding tot commissioningspecialist van TVVL afgerond en mag zich nu een erkend specialist noemen. Binnenkort gaat hij de opleiding tot commissioningsmanager doen. Als je goed bent opgeleid, sta je steviger in je schoenen, ben je een volwaardige gesprekspartner en kun je goed de regie voeren.’ 

Eigen regelgeving

Chris: ‘Zo zijn we begonnen om commissioning binnen TNO uit te rollen. Naast de standaard wet- en regelgeving hebben wij ook nog een eigen regelgeving. Onze eigen assets toetsen we ook op dat eigen beleid, maar omdat we meer dan 10.000 assets in beheer hebben, is het onmogelijk om die allemaal in één keer te toetsen. Daarom zijn we bezig om een model te ontwikkelen hoe die allemaal te beoordelen. Hoe gaan we dat uitvoeren en in welke hoedanigheid? Hoe scheiden we de zin van de onzin? We zijn nu zoekende om dat verder te professionaliseren.’

Voorbeeldfunctie

Tom hoop dat TNO een voorbeeld mag zijn voor andere bedrijven. ‘Wij vonden de aanleiding om volwaardige functies voor commissioning te creëren ontzettend belangrijk. Je plukt er meteen de vruchten aan en het is niet iets wat je er zomaar even bij kunt doen. Ik hoop dat andere bedrijven dat voorbeeld gaan volgen en hetzelfde enthousiasme ervaren.’